Préparez-vous à organiser votre premier événement sportif :

Vous êtes prêt à lancer votre premier événement sportif ? Voici quelques conseils de professionnels pour vous aider !

Connaître tous les outils à votre disposition dans votre groupe OpenSports sur le site internet :

La plupart des étapes suivantes impliquent l’utilisation des différentes sections de la barre de navigation de votre groupe (Accueil | Annonces | Membres | Inviter | Événements | Abonnements | Paramètres | Rapports | Paiement)

Voici quelques éléments à connaître avant le début de votre premier événement

Tout d’abord, vous devez perfectionner les paramètres et les détails des événements de votre groupe !

  1. Créez une clause de limitation de responsabilité — la première fois qu’un joueur participera à un événement organisé par votre groupe, il devra accepter votre clause de limitation de responsabilité. Vous trouverez l’outil de création/modificiation de votre clause dans la section Paramètres.
  2. Liez votre groupe OpenSports à Stripe — Lorsque vous créez un événement payant, votre compte doit être lié à Stripe et approuvé pour pouvoir collecter les paiements. Rendez-vous dans la section Paiements !
  3. Ajoutez le widget OpenSports à votre site internet — vous pouvez intégrer ce widget de mise à jour en direct sur votre site internet , de sorte que les visiteurs de votre site puissent voir tous vos événements à venir, et s’inscrire directement en cliquant sur le widget. Voici un exemple de widget d’un groupe sur leur site Web. Trouvez votre widget dans l’onglet Événements.
  4. Soignez la description de votre événement — Assurez-vous que le titre et la description de votre événement contiennent des informations descriptives ! Utilisez la zone de texte de description pour indiquer aux joueurs ce qu’ils doivent apporter, où ils doivent se retrouver, sur quel type de surface ils vont jouer et à quoi ils doivent s’attendre.
  5. Ouvrez un nombre de places limité — Pensez à créer un sentiment “d’urgence/offre-demande” pour vos événements sportifs. Par exemple, si vous organisez un match de foot en 5v5, pensez à limiter l’événement à 10 joueurs au départ pour qu’ils veuillent cliquer sur ‘Participer’ le plus vite possible. Créez toujours un sentiment d’urgence. Modifiez le nombre de participant à l’aide du bouton Modifier de votre événement.
  6. Désignez plusieurs administrateurs/oganisateurs du groupe — Vous pouvez donner la possibilité à des membres du groupe d’être administrateur du groupe et/ou organisateur d’événement pour le groupe. Voici notre tutoriel sur l’ajout d’administrateurs aux groupes/événements. Pour ce faire, consultez l’onglet Paramètres puis Autorisations de groupe.

Ensuite, vous devez inviter des joueurs à votre groupe et le PROMOUVOIR !!!

7. Dites-nous combien d’invitation vous souhaitez envoyer en même temps - Nous augmenterons votre limite d’invitations en fonction du nombre d’invitations que vous souhaitez envoyer. Envoyez un message au service d’aide d’OpenSports via la messagerie.

8. Envoyez des emails à vos joueurs — Généralement, les gérants d’organisations sportives possèdent une base de données avec les emails de leurs membres. Si c’est le cas, vous pouvez envoyer des emails à tous vos membres pour les inviter à rejoindre votre groupe OpenSports. Cela ce fait via l’onglet Inviter puis Par E-mail. Voici un petit guide qui vous donnera plus d’informations au sujet de l’envoi d’invitation par mail. Les organisateurs ont tendance à envoyer les invitations quelques jours ou une semaine avant leur premier événement.

9. Partagez votre groupe sur les réseaux sociaux — Si votre groupe est public, partagez le lien URL vers votre groupe (et/ou événement) sur les différents réseaux sociaux que vous utilisez. Par exemple, vous pouvez poster des messages sur votre groupe Facebook comme “Rejoignez notre groupe sur OpenSports : [insérez l’URL de votre groupe ici] pour recevoir des invitations à nos prochains événements sportifs !!”

10. Créez des réductions — La plupart du temps, pour attirer des joueurs, il est très efficace de créer des promotions événementielles ! Il est très facile de mettre en place des réductions comme “la première fois que vous participez à l’un de nos événements, vous obtenez 50% de réduction” ou “4€ de promotion sur le premier événement auquel vous participez” — peu importe la réduction du moment qu’elle donne au joueur l’envie de participer à votre événement ! Voici quelques bonnes idées de réductions que vous pouvez mettre en place. Trouvez l’outil de création de réduction dans la section Paiement.

Bonus : si votre événement sera maintenu peu importe le nombre de participants, la météo… informez-en vos membres dans la description de l’événement !

Le jour de l’événement — À quoi devez-vous vous attendre

  • Les participants recevront un rappel automatique 24h avant le début de l’événement. Ce sera une notification mobile pour ceux qui ont l’application et un email pour ceux qui n’ont pas l’application.
  • La liste d’attente s’active automatiquement lorsque votre événement est complet et se gère automatiquement lorsqu’un participant se désiste !
  • Après l’événement, les joueurs pourront vous laisser une note et un commentaire. Ce message s’affiche chaque fois que c’est la première fois qu’un joueur participe à l’un de vos événements. Vos commentaires apparaîtront dans votre groupe !

Notre dernier conseil est de prendre de belles photos de votre événement !!! Cela vous aidera à promouvoir vos prochains événements — N’hésitez à vous rapprocher des joueurs pour avoir des plans en action !